opis problemu

spotkanie w Teams każdy umie założyć. nic wielkiego – ot wchodzimy do kalendarza Outlook czy Teams i klikamy ‘new Teams Meeting’. mniej-więcej. ale przy zakładaniu spotkań hurtowo, szukamy drogi na skróty. i nagle zaczynają się dziać dziwne rzeczy – jedne osoby weszły na inne spotkanie niż pozostałe, a to nagle pojawia się jakiś stary chat, który tu nie powinien być, a to nie to spotkanie, którego się spodziewaliśmy? o co chodzi? dla czego tak się dzieje?

przykłady scenariuszy biznesowych przy których tak się działo otrzymałem od osób, które zajmują się organizacją spotkań i robią ich wiele dla różnych grup…

o co cho? czyli jak nie tworzyć spotkań Teams

aby zrozumieć problem musiałem najpierw zrozumieć jak te osoby zakładają spotkania. okazało się, że dla przyspieszenia procesu robią np:

  • copy-paste spotkania zmieniając osoby
  • ‘przesuwanie’ spotkania z przeszłości w przyszłość, żeby je powtórzyć
  • kopiują link do spotkania, tworzą maila do wybranych osób i wysyłają link zwykłym mailem lub zaproszeniem do kalendarza
  • różne kombinacje powyższych metod polegające na ‘jakimś skopiowaniu’ informacji o spotkaniu i wysłaniu go innym kanałem. jednym z najgorszych (co zaraz pokażę) opcji jest założenie spotkania Teams, po czym wklejenie do zaproszenia linku z innego zaproszenia…
  • ciekawym scenariuszem jest – jak zaprosić osoby na spotkanie tak, żeby były w BCC a nie widoczne. ale, to tak tylko na boq…

no więc o co chodzi? dla czego zaczynają się dziać dziwne rzeczy? wynika to z tego czym ‘Teams Meeting’ jest.

nietechniczne, najlepiej traktować każde nowo utworzone spotkanie jako ‘stworzenie nowego pokoju (wirtualnego)’, w którym jest biurko/szafa, na którym zachowywane są materiały używane podczas spotkania – chat, nagrania, załączone pliki etc. to jest clue całości, więc powtórzę, trochę inaczej:

aby móc zachowywać unikalną historię spotkania i materiały z nim związane, dla każdego spotkania tworzony jest oddzielny pokój.

adresem takiego pokoju jest oczywiście link do spotkania, którym zajmę się na końcu – ciekawe dla technicznych. w związq z tym co powyżej, jeśli kopiujemy spotkania – de facto zapraszamy osoby do tego samego pokoju, wraz z jego historią. jednym z najciekawszych scenariuszy jest:

  • założyć spotkanie poprzez ‘new Teams Meeting’
  • wycięcie treści zaproszenia
  • wklejenie linka z innego spotkania, np jakiegoś tam z przeszłości.

w takim scenariuszu są dwa różne linki – jeden zapisany ‘w spotkaniu’ i drugi – wklejony. co techniczne oznacza ‘zapisany w spotkaniu’ za chwilę, a widok normalny to:

i zarówno wchodząc przez opcję wskazaną na obrazq, jak w momencie kiedy kalendarz wyświetla przypomnienie z opcją ‘join online’ – to jest link ‘zapisany w spotkaniu’ i niewidoczny gołym okiem. link ‘wklejony’ jest nieprawidłowym adresem, innego pokoju. w efekcie – część osób kliknie w link, część zatwierdzi popup kalendarza – i mamy dwa spotkania w tym samym czasie.

należy zatem takich ‘przekładanek’ unikać, chyba, że świadomie chcemy trafić do tego samego pokoju, wraz z jego historią.

technicznie

teraz dwie informacje przydatne przy ew. debugowaniu problemów lub po prostu z ciekawości: jak zbudowany jest link to spotkania oraz jak podejrzeć ‘zapisany w spotkaniu’.

konstrukcja linku MS Teams

oto przykładowy (fejkowy) link do spotkania:

https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_ZjjakKI4NjAtXxY3My00ZYuJLWFmNAbCY2U2YzE3ZGJlYWVm%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%22bc6245c1-aabb-9999-b2a1-6219a2cca5dc%22%2c%22Oid%22%3a%2294df7928-cfex-4abc-82cf-1ea2b35afeea%22%7d

na pierwszy rzut okiem widać elementy spotkania i jakieś GUIDy. deszyfracja:

{standardowy link do aplikacji MS Teams} {identyfikator spotkania aka ‘nr. pokoju’} {GUID tenanta AzureAD} {GUID mailboxa w którym jest zapisane. konkretnie ExternalDirectoryObjectId}

czyli adres spotkania składa się z instrukcji: Aplikacja Teams, spotkanie nr “XYZ”, u klienta “contoso.com”, hostowane przez osobę “mr.Hoster”. ta ostatnia wartość wynika z faktu, że informacje dotyczące Teams zapisywane są w skrzynce osoby, która go tworzy. tak, w niewidocznym miejscu, ukryte katalogi. pliki i nagrania oczywiście są na SharePoint – również w ukrytych site’ach, niewidocznych normalnie.

gdzie jest zapisany link do spotkania

a informację ‘zapisaną w spotkaniu’ można podejrzeć w widoku Developer . po włączeniu opcji Developer przejdź do widoq formularza

i tutaj w polach formularza są informacje dotyczące spotkania, m.in. link, który jest pod ‘Join Online’

eN.

Spread the love

Comments (1)

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.