opis problemu

spotkanie w Teams każdy umie założyć. nic wielkiego – ot wchodzimy do kalendarza Outlook czy Teams i klikamy 'new Teams Meeting’. mniej-więcej. ale przy zakładaniu spotkań hurtowo, szukamy drogi na skróty. i nagle zaczynają się dziać dziwne rzeczy – jedne osoby weszły na inne spotkanie niż pozostałe, a to nagle pojawia się jakiś stary chat, który tu nie powinien być, a to nie to spotkanie, którego się spodziewaliśmy? o co chodzi? dla czego tak się dzieje?

przykłady scenariuszy biznesowych przy których tak się działo otrzymałem od osób, które zajmują się organizacją spotkań i robią ich wiele dla różnych grup…

o co cho? czyli jak nie tworzyć spotkań Teams

aby zrozumieć problem musiałem najpierw zrozumieć jak te osoby zakładają spotkania. okazało się, że dla przyspieszenia procesu robią np:

• copy-paste spotkania zmieniając osoby
• ’przesuwanie’ spotkania z przeszłości w przyszłość, żeby je powtórzyć
• kopiują link do spotkania, tworzą maila do wybranych osób i wysyłają link zwykłym mailem lub zaproszeniem do kalendarza
• różne kombinacje powyższych metod polegające na 'jakimś skopiowaniu’ informacji o spotkaniu i wysłaniu go innym kanałem. jednym z najgorszych (co zaraz pokażę) opcji jest założenie spotkania Teams, po czym wklejenie do zaproszenia linku z innego zaproszenia…
• ciekawym scenariuszem jest – jak zaprosić osoby na spotkanie tak, żeby były w BCC a nie widoczne. ale, to tak tylko na boq…

no więc o co chodzi? dla czego zaczynają się dziać dziwne rzeczy? wynika to z tego czym 'Teams Meeting’ jest.

nietechniczne, najlepiej traktować każde nowo utworzone spotkanie jako 'stworzenie nowego pokoju (wirtualnego)’, w którym jest biurko/szafa, na którym zachowywane są materiały używane podczas spotkania – chat, nagrania, załączone pliki etc. to jest clue całości, więc powtórzę, trochę inaczej:

aby móc zachowywać unikalną historię spotkania i materiały z nim związane, dla każdego spotkania tworzony jest oddzielny pokój.

adresem takiego pokoju jest oczywiście link do spotkania, którym zajmę się na końcu – ciekawe dla technicznych. w związq z tym co powyżej, jeśli kopiujemy spotkania – de facto zapraszamy osoby do tego samego pokoju, wraz z jego historią. jednym z najciekawszych scenariuszy jest:

• założyć spotkanie poprzez 'new Teams Meeting’
• wycięcie treści zaproszenia
• wklejenie linka z innego spotkania, np jakiegoś tam z przeszłości.

w takim scenariuszu są dwa różne linki – jeden zapisany 'w spotkaniu’ i drugi – wklejony. co techniczne oznacza 'zapisany w spotkaniu’ za chwilę, a widok normalny to:

i zarówno wchodząc przez opcję wskazaną na obrazq, jak w momencie kiedy kalendarz wyświetla przypomnienie z opcją 'join online’ – to jest link 'zapisany w spotkaniu’ i niewidoczny gołym okiem. link 'wklejony’ jest nieprawidłowym adresem, innego pokoju. w efekcie – część osób kliknie w link, część zatwierdzi popup kalendarza – i mamy dwa spotkania w tym samym czasie.

należy zatem takich 'przekładanek’ unikać, chyba, że świadomie chcemy trafić do tego samego pokoju, wraz z jego historią.

technicznie

teraz dwie informacje przydatne przy ew. debugowaniu problemów lub po prostu z ciekawości: jak zbudowany jest link to spotkania oraz jak podejrzeć 'zapisany w spotkaniu’.

konstrukcja linku MS Teams

oto przykładowy (fejkowy) link do spotkania:

https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_ZjjakKI4NjAtXxY3My00ZYuJLWFmNAbCY2U2YzE3ZGJlYWVm%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%22bc6245c1-aabb-9999-b2a1-6219a2cca5dc%22%2c%22Oid%22%3a%2294df7928-cfex-4abc-82cf-1ea2b35afeea%22%7d

na pierwszy rzut okiem widać elementy spotkania i jakieś GUIDy. deszyfracja:

{standardowy link do aplikacji MS Teams} {identyfikator spotkania aka 'nr. pokoju’} {GUID tenanta AzureAD} {GUID mailboxa w którym jest zapisane. konkretnie ExternalDirectoryObjectId}

czyli adres spotkania składa się z instrukcji: Aplikacja Teams, spotkanie nr „XYZ”, u klienta „contoso.com”, hostowane przez osobę „mr.Hoster”. ta ostatnia wartość wynika z faktu, że informacje dotyczące Teams zapisywane są w skrzynce osoby, która go tworzy. tak, w niewidocznym miejscu, ukryte katalogi. pliki i nagrania oczywiście są na SharePoint – również w ukrytych site’ach, niewidocznych normalnie.

gdzie jest zapisany link do spotkania

a informację 'zapisaną w spotkaniu’ można podejrzeć w widoku Developer . po włączeniu opcji Developer przejdź do widoq formularza

i tutaj w polach formularza są informacje dotyczące spotkania, m.in. link, który jest pod 'Join Online’

eN.