razem

Microsoft Teams to najmłodsze dziecko Office365 – GA ledwie 4 miesiące temu. zgodnie z nazwą, jest to narzędzie ułatwiające pracę grupową. od lutego uczestniczę w projekcie wdrożenia Office365, w którym postanowiliśmy wykorzystać to narzędzie i sprawdzić co to jest w ogóle warte… i muszę przyznać, że Teams są REWELACYJNE.

jeszcze w lutym Kamil opowiadał o Teams ogólnie, na WGUiSW i trochę się podśmiewaliśmy, że kolejne niepotrzebne narzędzie – wystarczy już szmatławego Yammera, kulejącego SharePoint, przestarzałej poczty, i niedorobionego Skype for Business – po co kolejny tool, który nie daje w zasadzie nic nowego?

może stwierdzenie ‚nie potrafię sobie wyobrazić pracy bez MS Teams’ jest na tą chwilę przesadą, ale potrafię sobie wyobrazić projekty, gdzie staje się jedynym wykorzystywanym narzędziem komunikacji. ma olbrzymi potencjał i należy się z nim koniecznie zaznajomić. ma oczywiście wady – jak każda wczesna [i późna zresztą też (; ] wersja aplikacji, ale nie zamierzam się na początq sqpiać na złych stronach. zatem…

…czym MS Teams są, a czym nie są

w zasadzie, żeby zacząć od początq, powinienem opisać ‚Office365 groups’… ale nie skleja mi się to, zacznę zatem w typowy dla mnie sposób – gdzieś od środka.

jedną z największych bolączek we wszystkich projektach/firmach jest Poczta Elektroniczna aka e-Mail, wykorzystywana do wszystkiego. gdyby nie limity na wielkości załączniqw, to programy do obróbki video musiałyby obsługiwać serwery poczty jako storage. efekt jest taki, że każdy plik, nad którym się pracuje, kopiowany jest do wielu osób. te wprowadzają poprawki, odsyłają, tworząc kolejne wersje i kopie pliqw. wyszukiwanie aktualnej wersji, komentarzy do treści czy zmian, to masakra.

rozwiązaniem na te bolączki, już dawno temu, miał stać się SharePoint. miał to być prosty, intuicyjny CMS z bibliotekami pozwalający na współdzielenie różnego typu obiektów [pliki, kalendarze, kontakty, wiki etc] i co ważne – automatycznym wersjonowaniem. opis niemal ‚jak ulał’ pasuje do MS Teams… jaka jest zatem różnica? SharePoint owszem, daje wszystkie te możliwości techniczne, ale z pominięciem pierwszej części – ‚prosty i intuicyjny’. samo korzystanie z SP jest co najmniej nieprzyjemne, no i ten cholerny klient do synchronizacji bibliotek… niby jest NGSC a do dnia dzisiejszego sprawia problemy i nie wspiera bibliotek z ewidencjonowaniem. ile to już lat? 16! [SIC!] Microsoft strzelił sobie w kolano, nie potrafiąc przez tyle lat zrobić prostego narzędzia ułatwiającego korzystanie z bibliotek SP.

…aż pojawiły się MS Teams. to jest prosty, intuicyjny front-end, łączący w jednym miejscu wiele aplikacji Office 365 [i nie tylko] – SharePoint, o365 groups, Planner, SfB, Office WebApps i więcej. efektem jest przestrzeń do pracy grupowej, funkcjonująca w intuicyjny, ‚naturalny’ sposób. pojawiło się już tyle wideo prezentujących Teams, że nie jestem pewien czy jest sens pisać kolejną ‚instrukcję obsługi’ ale kilka słów od siebie dodam.

  • kolejne dwa problemy przy projektach – rzadko kiedy wszyscy wiedzą kto zajmuje się czym – zawsze są dziury, choćby z tego powodu, że pojawia się nowe, nietypowe zadanie i ‚kto to ma zrobić’. efektów jest wiele – od problemów ze znalezieniem właściciela akcji, po masy spamu projektowego, gdzie maile wysyła się do kilqnastu czy nawet kilqdziesięciu osób, tak na wszelki wypadek żeby dotarło. czasem okazuje się, że w nagłówq i tak zabrakło tej kluczowej postaci, a pozostali są wqrzeni, że dzień-w-dzień przychodzi masa informacji, która ich nie dotyczy. prosty mechanizm kanałów tematycznych, które może założyć każdy z członków, pozwala na wprowadzenie porządq. jednocześnie informacja pozostaje dostępna dla wszystkich, dzięki czemu może być łatwiej dostrzeżona, przekierowana i obsłużona

  • podczas dysqji pojawia się potrzeba dodania pliq [lub odwrotnie – pojawia się plik wymagający dysqsji] – wystarczy go dodać… i zacząć razem pracować. w trakcie edycji pliq [korzystając wersji Office Web], cały czas widać kontekstowy dialog. niby drobiazg – ale w końcu nie muszę przegrzebywać się przez stosy wątqw dotyczących tego samego pliq, w różnych wersjach! w jednym miejscu mam plik, oraz całą dysqsję, która go dotyczy.

  • w ramach kanału są różne potrzeby – planowanie/logistyka, materiały video, Knowlege Base… – i wszystkie te materiały można po prostu podczepić jako kolejna zakładka dla kanału. kolejne ‚niby nic’ – ale dzięki temu nie muszę trzymać oddzielnie bookmarków do różnych materiałów, w różnych aplikacjach. w prosty sposób możemy udostępniać je wszystkim, i do tego kontekstowo – co nie jest bez znaczenia. przykład z życia – w ramach jednego z wątqw projektowych, który mnie nie dotyczy, utworzony jest mały site SP, na którym coś tam sobie wymieniają z zewnętrznymi vendorami. generalnie mnie to nie interesuje, ale musiałem coś szybko zweryfikować. wyszukanie ‚jakiegoś’ URLa w mailach sprzed kilq miesięcy, wysłanych przez ‚jakąś’ osobę, to mówiąc delikatnie ‚strata czasu’. kończyło się zazwyczaj kolejnym mailem z pytaniem ‚czy ktoś widział, czy ktoś zna’. teraz po prostu wchodzę na kanał danej grupy, a strona jest podczepiona jako zakładka. poniżej przykład, gdzie na kanale ogólnym wisi mała aplikacja zrobiona na SP do zgłaszania i obsługi problemów w ramach projektu

  • proste mechanizmy, dzięki którym projekt nie jest tysiącem puzzli, porozrzucanych po rożnych aplikacjach, a każdy z członków widzi inne elementy układanki. w końcu jest zorganizowany w ramach jednej przestrzeni [workspace], i każda nowa osoba dołączająca do projektu w naturalny sposób ma dostęp do całości, w zorganizowany sposób, zamiast musieć odtwarzać całość.

podsumowując

dawno nie byłem tak hmmm… podekscytowany żadnym gadżetem czy apką [Polacy raczej się nie ‚get excited about’, ale o dziwo tym razem, to słowo pasuje]. a zatem to pierwszy i na pewno nie ostatni wpis w tym temacie. aplikacja ma potencjał, ale bez wiedzy o jej wadach i problemach można zrobić srogą krzywdę całemu projektowi, niemal przez przypadek.

na koniec jeszcze jedna drobna dygresja dotycząca oczywistej oczywistości – że choćby nie wiem jakie narzędzia i jak intuicyjne dostarczyć, trzeba chęci nauczenia się pracy nimi/z nimi. niejednokrotnie zdarzyło mi się pracować w projekcie, gdzie SP był podstawą pracy grupowej, współdzielenia doqmentów, w projekcie oczywiście wykwalifikowani i wielokrotnie certyfikowani inżynierowie… a tam w bibliotece pliki typu:

  • Projekt XYZ_v1.o.docx
  • Projekt XYZ_v1.2.docx
  • Projekt XYZ_v2.o.docx

…przyzwyczajenia prawdziwą naturą człowieka…

eN.