Skip to Content

IT nieuczesane.
category

Category: office365

Group Based Licensing dla o365

GBL

możliwość zarządzania licencjami przez grupy AD to nieoceniona pomoc w każdym większym środowisq. co prawda spędziłem kilka ładnych godzin nad fajnym skryptem, którym można masowo zarządzać licencjami wraz z poszczególnymi planami serwisowymi, jednak możliwość ułatwienia administracji jest bezcenna. trzeba zatem było z łezką w oq wrzucić skrypt do projektów wymarłych i zająć się okiełznaniem grup.

ogólnie, GBL pozwala na przypisanie licencji (niemal) dowolnej grupie AAD, dzięki czemu zarządzanie licencjami sprowadza się do prostych operacji zmiany członkostwa. pomimo, że funkcjonalność jest jeszcze w public preview, uważam, że warto się mocno zainteresować, bo operacje licencyjne przeważnie są realizowane albo przez 1szą linię, gdzie korzystanie ze skryptów nie koniecznie jest mile widziane, albo przez automatyczne systemy zarządzania tożsamością, jako część procesu nowego użytkownika.

ponieważ jest to świetnie udokumentowane, nie będę się rozpisywał o podstawach, ale przedstawić ciekawe przypadki i problemy.

[info: art opisuje środowisko hybrydowe]

gdzie jest haczyk?

pierwszy i podstawowy haczyk, pojawia się już na poziomie projektowania grup. rzadko kiedy zdarza się, żeby wykorzystywany był pojedynczy typ licencji, czy nawet dwa-trzy. zazwyczaj jest wiele różnych wyjątków, wynikających z różnorodności zapotrzebowania – niektórzy będą mieli E3, inni E5, jeszcze inni będą potrzebować pojedynczych planów (np. PowerBI, AudioConferencing) jako uzupełnienie niższej licencji. są też dodatkowe produkty takie jak Visio czy Project, które też raczej wszystkim użytkownikom się nie qpuje.

okazuje się, że ilość wyjątków może być całkiem spora, warto zastanowić się więc nad modelem hybrydowym – np. używać grup do zaspokojenia przyjętych standardów, co zrealizuje 9o%, i to tych, przy których normalnie trzeba użyć jakiegoś skryptu. wyjątki natomiast obsłużyć ręcznie ‚wykliqjąc’. jednolite rozwiązania są dużo łatwiejsze w zarządzaniu, i ogólnie jestem przeciwnikiem mieszania metod zarządzania tym samym fragmentem jednak w tym przypadq:

  • funkcja jest nadal w preview. public, bo public, i testowana jest już ok ok. 2 lat, jednak nie ma gwarancji co się zmieni w finalnej wersji. zakładam że nic, w porywach do niewiele, ale trzeba mieć z tyłu głowy ew. poprawki co całego projektu, lepiej więc go póki co nie komplikować
  • braqje na razie dobrych artyqłów z praktyki [co staram się załatać (: ], który pokazywały by realne bolączki i ryzyka.

mechanizm trzeba najpierw dobrze poznać i zrozumieć niuanse i konflikty, zanim wdroży się go globalnie. a więc pomimo, że docelowo najlepiej mieć czyste zarządzanie GBL, sugeruję zacząć od podejścia ewolucyjnego. dać sobie trochę czasu na nauczenie się zachowania mechanizmu i rozwiązywania problemów… o których może uda mi się kiedyś napisać.

double-trouble

z technicznego punktu widzenia, największym problemem są plany powiązane. niektóre plany są od siebie zależne i nie uda się przypisać jednego-bez-drugiego. przykłady:

  • plan ‚Office Online’ wymaga planu ‚SharePoint’
  • plan ‚AudioConferencing’ wymaga planu ‚Skype/Teams’

zależnie od implementacji, albo osoby nie będą miały oczekiwanej licencji, bo nie spełniają kryterium, albo w ogóle nie uda się utworzyć grupy licencyjnej. przykładowy scenariusz:

  • osoby posiadają licencje o365 E3 ale potrzebują tworzyć spotkania z opcją call-in. czyli trzeb im dodać plan ‚Audio Conferencing’.

nie da się utworzyć grupy licencyjnej zawierającej wyłącznie ten plan, ponieważ nie ma gwarancji spełnienia warunq posiadania Skype/Teams. obejściem jest dodanie do grupy zarówno planu AC oraz Skype z licencji E3, trzeba się oczywiście upewnić, że nie więcej scenariuszy w firmie – np. trzeba będzie założyć grupę AC wraz z Skype E1 – co bardzo skompliqje zarządzanie.

trouble-double

…czyli to samo ale odwrotnie. usuwamy osoby z grupy licencyjnej, ba! usuwany całą grupę licencyjną. grupy w AD nie ma, wchodzimy do AAD… i grupa nadal jest, zawiera wszystkich członków, licencje nadal są przypisane, nie ma błędów synchronizacji… to czemu u licha grupa została??

otóż może tak się zdarzyć, że usuwamy grupę zawierająca licencję ‚nadrzędną’ a gdzieś, wedle algorytmu, może zostać podrzędna. czyli np. usuwamy licencje zawierająca SharePoint, a są  grupie osoby które maja Office Online. AAD stwierdza, że to doprowadzi do konfliktu, więc bloqje całą operację.

jeśli usuwamy grupę licencyjna – zalecam zacząć od usunięcia wszystkich członków, synchronizacji, a potem dopiero usunięcie grupy.

konflikty licencyjne

przy złożonej strukturze grup mogą wystąpić konflikty licencji. taka sytuacja zdarza się w momencie, kiedy wedle grup użytkownik będzie miał przypisane plany z różnych grup. nie zapisałem niestety przykładowych przypadqw, ale miałem okazję oglądać sytuację, w której licencja nie została przypisana, ponieważ pomieszane były poziomy planów z różnych licencji – czyli jakiś plan z licencji E3 kolidować z innym planem, z E1.

podczas projektowania grup GBL lepiej przypisywać możliwie pełne licencje – zbytnie kombinowanie na poziomie planów szybko doprowadzi do scenariuszy konfliktowych.

podsumowanie

mechanizm GBL oceniam rewelacyjnie. AAD świetnie pokazuje komunikaty błędów, pomaga w debugowaniu i ogólnie całość jest bardzo fajnie przemyślana. nie jest jednak pozbawiony limitów, i nie zawsze będzie się nadawał. należy zapoznać się z niuansami działania, przemyśleć scenariusze użycia licencji w firmie i sprawdzić czy nie ma przypadqw na tyle skomplikowanych, że nie opłaca się go używać. stworzenie zbyt dużej ilości grup, dających możliwości granularnego zarządzania planami może albo posqtkować niezłym misz-maszem i wcale nie ułatwić życia, albo w specyficznych przypadkach być niemożliwe.

podsumowując ‚KEEP IT SIMPLE’. znalezienie środka może być wyzwaniem jeśli scenariuszy licencyjnych jest wiele.

eN.

aplikacje o365 w licencji Business Premium

tak się jakoś składa, ze względu na klientów z którymi współpracuję, że nabywane są licencje Enterprise – czy to E3 czy E5. do tej pory żyłem w przekonaniu, że to najbardziej wypasione licencje, więc jest w nich już wszystko.

na wczorajszym WGUiSW zobaczyłem podczas prezentacji Marka o Office365 aplikację ‚bookings’, która mnie mocno zaskoczyła, ponieważ sądziłem, że znam wszystkie. po krótkim śledztwie okazuje się, że licencja Business Premium zawiera pakiet aplikacji dla SMB, w którym są:

Niedostępność aplikacji w planach Enterprise Microsoft tłumaczy faktem, iż ich architektura nie jest w tej chwili wystarczająco skalowalna. niestety na roadmapie nie widzę, aby apki miały się pojawić się w tych planach.

po co w Enterprise aplikacje SMB? dla zaspokojenia małych, lokalnych projektów. często niezależne grupy projektowe potrzebują tanich narzędzi. np. firma korzysta z SalesForce jako CRM ale pewien dział potrzebuje wewnętrznie zarządzać swoimi klientami. a więc czasem warto pomieszać planami…

eN

Ribbon dies, long live the Ribbon!

zbliża się nowy wygląd dla Office365. czekam z nieciepliwością, bo nigdy się ze ‚wstążką’ nie polubiłem

source

eN.

usuwane danych użytkownika z Office365

niby proste. ale jest ‚ale’….

User

po usunięciu użytkownika – zostaje w śmietniq. to proste. czyli należy usunąć usera a potem go usunąć ze śmietnika

 

Exchange

teraz nie mogę znaleźć… ale jestem przekonany, że w artyqłach była informacja że po takim usunięciu wszystkie dane są również usuwane… ale tak nie jest! okazuje się, że skrzynka zostaje:

OneDrive

z OneDrive jest jeszcze dziwniej, bo po usunięciu użytkownika site nadal jest widoczny jako aktywny. jako dowód – po wykonaniu tego polecania, OD użytkownika nadal nie będzie na liście:

natomiast wyświetlenie aktywnego site OD pokaże go:

opis algorytmu dla OD można zleźć w artykule na support.office.com. site jest widoczny i dostępny przez 7 dni po usunięciu użytkownika i dopiero potem trafia do śmietnika.

podsumowując

  • proste operacje ‚pod spodem’ wcale niekoniecznie są takie proste.
  • każdy serwis żyje własnym życiem i ma własne zasady – office365 to nie jest pojedyncza usługa!
  • jeśli ktoś ma ‚onpremową intuicję’ to należy się jej wyzbyć.
  • to wszystko to niby niuanse, ale bywają istotne – zwłaszcza jeśli trzeba odtworzyć konto w AAD oraz ze względu na aspekty bezpieczeństwa i dostępu do danych.

eN.

 

 

 

 

czy OneDrive ma skanowanie antywirusowe?

krótko – tak, ma. zarówno OD jak i SP. tutaj można znaleźć kilka szczegółów.

to, co jest dodatkowo ciekawe, to kwestie prywatności… skoro działa skaner antywirusowy, to znaczy że eMeS może zajrzeć do zawartości pliqw? w zasadzie to indexer też działa – przecież jest search, który dokładnie to robi – skanuje [‚zagląda’] do pliqw po to, żeby pomóc je wyszukiwać.

poza politykami prywatności i zapewnieniami ze strony Microsoft, że żaden pracownik nie ma wglądu w treści klientów bez ich wiedzy i zgody, nie udało mi się znaleźć technicznego ‚dowodu’ że tak faktycznie jest. w końcu usługi działają w zupełnie innym kontekście. pozostaje zaufanie, poparte również tym, że jeśli choćby jeden taki przypadek wyciekł publicznie, odbyłby się globalny lincz i utrata zaufania.

eN.

Fixes and Workarounds

coś, co warto sobie dodać do bookmarków – Fixes or workarounds for recent Office issues. na tej stronie znajdują się aktualne informacje dotyczące znanych błędów wraz z rozwiązaniami. w moim przypadq – nagle przestało mi działać uwierzytelnienie ADAL/MFA w outlook. w części windows/outlook/other issues można znaleźć, że ostatni fix coś uszkodził i na razie obejściem jest wyłączenie ADAL. albo poczekanie na fixa do fixa (;

Unable to create second profile with different account on ADAL enabled tenant. [WORKAROUND]

Last Updated: February 7, 2018

ISSUE

When you try to configure a secondary account from the same Office 365 tenant in Outlook 2016 (Current Channel) with ADAL enabled, you receive the following error: „An encrypted connection to your mail server is not available. Click Next to attempt using an unencrypted connection.”

STATUS: WORKAROUND

To workaround this issue, you can disable ADAL on the client. To do this, follow these steps to Disable modern authentication on devices.

**********

warto mieć link pod ręką!

eN.

współdzielenie OneDrive – ciekawostki

OneDrive Sharing

na początek oczywiste oczywistości:

  • OneDrive to de facto SharePoint. główne ustawienia współdzielenia [Sharing] dziedziczy z globalnych ustawień SP
  • od jakiegoś czasu dostępny jest OneDrive Admin Center z poziomu Office365. z jego poziomu można pozornie ustawić zabezpieczenie współdzielenia na poziomie niższym, niż jest zdefiniowany w SharePoint. ale nie można [co zresztą jest opisane małym druczkiem na dole].

  • od niedawna rozbudowany został klient OneDrive – w końcu można nadawać uprawnienia ‚bezpośrednio’ z Exploratora. co mnie pozytywnie zaskoczyło – okienko uprawnień jest renderowane przez OneDrive.exe a nie, tak jak się spodziewałem, iexplore.exe/edge .

Jak powstaje ACE dla osoby z zewnątrz

i tu się zaczyna robić ciekawie. standardowo, do czego przyzwyczaiły nas systemy operacyjne, flow jest taki:

  • użytkownik wybiera plik i nadaje uprawnienia
  • tworzony jest ACE – Access Control Entry – który staje się nieodłączną częścią pliq… w dużym uogólnieniu.
  • osoba próbuje się dostać
    • uwierzytelnia się
    • token uwierzytelniony porównywany jest z ACL [Access Control List] w poszukiwaniu ACE dla danego usera – rodzaj filtra
  • osoba dostaje dostęp lub nie.

wydaje się tak oczywiste… a jednak dla pliq współdzielonego z osobą z zewnątrz w OneDrive, jest inaczej. czy zastanawiałeś się po co jest poniższa opcja? skoro można uzyskać dostęp przez osobę inną niż zaproszona, to znaczy, że ACE nie może istnieć w momencie dostępu. zakładając, że wyłączone są linki anonimowe, w dużym uogólnieniu wygląda to tak:

  • użytkownik wybiera plik, uprawnienia edit/view i adres osoby z zewnątrz.
  • tworzony jest *link*, URL, zawierający token dostępu. ten link wysyłany jest mailem.
  • osoba, która otrzymała link otwiera go. zakładając, że wymuszone jest uwierzytelnienie, zostanie przekierowana na stronę logowania.
  • po pozytywnym uwierzytelnieniu, na podstawie linka generowane jest ACE, które dopiero teraz dopisywane jest do pliq
  • tworzone jest również konto [jeśli nie było wcześniej] „username_server.name#EXT#@company.onmicrosoft.com” w AAD

czemu tak i jakie to ma konsekwencje

opisywane zachowanie będzie zależne od kilq ustawień bezpieczeństwa na SP – czy włączone są linki anonimowe, oraz czy mogą być otwierane przez osoby inne, niż te, do których się je oryginalnie wysłało. współdzielenie linkiem jest znane od lat, i dość oczywiste, dla osób korzystających z usług chmurowych. po prostu w rozproszonym świecie chmury, gdzie nie ma centralnej bazy użytkowników, token jest przekazywany wraz z linkiem – w dużym skrócie posiadanie linka oznacza posiadanie dostępu. stąd powstały mechanizmy rozszerzające to rozwiązanie – np. o wymaganie uwierzytelnienia. czemu zatem link wysłany przez jedną osobę, standardowo może być otworzony przez inną? ta opcja została stworzona głównie z tego powodu, że ludzie korzystają z masy adresów, i mogą mieć konto MS Account założone z innym adresem niż my znamy – np. wysyłamy do kogoś na x@gmail.com a ktoś ma konto MS Account jako x@outlook.com. dzięki temu osoba nie jest zmuszona zakładać kolejnego konta, co było istotne zwłaszcza jakiś czas temu, kiedy nie istniał uproszony proces zakładania konta, i było to bardzo upierdliwe. ale ze względu na bezpieczeństwo, nie włączenie tej opcji, jest dość niepokojącym scenariuszem i sugerowałbym jednak, aby wymuszać weryfikację odbiorcy. w takim wypadq, nawet jeśli przekaże się linka innej osobie [lub zostanie wykradziony!], nie zostanie on obsłużony. można się przyczepić, że komunikat błędu pokazuje zdekodowany adres email osoby, która oryginalnie była w tokenie, ale nie jest to już tak wielki problem.  załóżmy, że opcja jest na ‚default’, czyli może być otwarty przez inną osobę. co się stanie, jeśli roześlę link do stu osób? czy wszystkie będą miały dostęp? NIE. link zawiera ‚token jednorazowego dostępu’. pierwsza osoba się dostanie i dla niej utworzony zostanie ACE, pozostałe osoby dostaną acc denied.

ciekawostki (bugs?)

nie może obyć się bez zagadek w-files. trafiłem na dwie. w porywach do trzech q:

  1. jeśli jakiś user ma wpisany alternate email z jakimś adresem zewnętrznym – np. x@gmail.com, i chcemy udostępnić plik tej osoby na tenże adres zewnętrzny… to się nie uda. AAD rozpoznaje użytkownika jako wewnętrznego i co prawda wysyła linka [zależnie od tego z jakiego interfejsu skorzystamy zachowanie może być różne], ale nie ma szansy zalogować się na kontem x@gmail.com .
  2. jak sądzicie, czy usunięcie konta #EXT# z AAD spowoduje, że osoba straci dostęp do pliq? scenariusz:
  • administrator doszedł do wniosq, że posprząta trochę, i *dla bezpieczeństwa* usunie konta #EXT# żeby zabrać dostępy.

no to się zdziwi, ponieważ usunięcie konta, nie powoduje usunięcia ACE – te systemy są rozdzielne, i nie ma ‚centralnego repozytorium dostępów’. a ponieważ centrum uwierzytelnienia jest również rozłączne z naszym systemem, user zostanie poprawnie uwierzytelniony [przez Microsoft Account a nie przez nasz tenant AAD], ACE istnieje – ergo dostęp będzie. nie wierzycie – spróbujcie, podzielcie się wrażeniami. właśnie ta część pracy – odpowiedź na pytanie ‚kto ma gdzie dostęp’ – jest nadal niełatwym zadaniem. 3. PS. czy zwróciliście uwagę, że w OneDrive for Business jest ‚shared with me‚ a w OneDrive personal jest ‚Shared by me‚? i żadne ze środowisk nie udostępnia mechanizmu dla pełnego rozeznania się co komu i dla nas….  

OneDrive for Business OneDrive personal

eN.

‚Gorący ziemniak’ – Skype for Business

Disjoint Communications

usługi komunikacyjne dostarczane przez MS zawsze były w dużym dysonansie – z jednej strony całe linie hardware, integracja z komputerem – pełny VoIP i Video Conferencing… na ulotkach. z drugiej… masakra – kto konfigurował OCS czy Lync wie o co chodzi. masakryczny end-user experience z brakiem historii wiadomości w ramach klienta, kłopotami z synchronizacją książki adresowej czy kalendarza, ciężka konfiguracja sieciowa i integracja – zarówno z Exchange jak i centralkami VoIP. Unified Communication było świetną ideą, i nawet w kilq firmach widziałem to dobrze wdrożone i nieźle działające. ale praca przy projektach UC – huh. kamieniołomy. powoli, wraz z pojawieniem się Skype for Business, zaczynało to w miarę sensownie działać a SfB Online wszystko uprościł. ale oczywiście usługi SaaS nie są dla każdego…

Unified Intelligent Communication

aż tu nagle pojawia się Teams. niby narzędzie zupełnie nie związane, ale z jakiegoś powodu decydują się inkorporować SfB w Teams… przepisując kod. raczej korzysta się z gotowców i aplikacje wykorzystują wzajemnie swoje możliwości – te same biblioteki, czy DCOM, żeby nie pisać dwa razy tego samego. to było dość dziwne. efekt dość qriozalny – niby w Teams jest SfB ale wiadomości są zupełnie rozdzielne – wysłane w ramach Teams są tylko w Teams, wysłane via SfB są tylko w .. skrzynce Exchange. od jakiegoś czasu chodziła plotka, że Teams przejmie tą funkcjonalność, ale trochę nie chciało mi się wierzyć… aż tu takie newsy:

wygląda to na niezłą rewolucję w grupach projektowych…

jest kilka takich produktów, które przeszły ciężką drogę w ramach MS, niektóre jej nie przeżyły – jak rodzina ‚forefront’, do której zaadoptowany został MIIS stając się na chwilę FIMem, żeby przetrwać jako jeden z nielicznych jako MIM. to chyba na razie rekordzista w ilości nazw produktowych [MMS -> MIIS -> ILM -> FIM -> MIM]. usługi VoIP/Video zdają się doganiać [LCS -> OCS -> Lync -> SfB -?Teams?].

ciekaw jestem jak to będzie wyglądało? jeśli nie będzie ‚cienkiego klienta’ – cienkiego w porównaniu do Teams, które przecież mają dużo szersze zastosowanie – to usługi takie jak ‚presence’ czy IM będą mało wygodne. w sumie ‚presence’ jest w dowolnym miejscu – czy to outlook, czy SharePoint. a IM? zostanie przerzucone do Teams czy do Outlook? huh. decyzja biznesowo wyjaśnialna, ale dla firm i dla użytkownika końcowego, to będzie gruby bałagan. przestawienie się z ‚klienta IM i konferencji Video’ na ‚aplikację do pracy grupowej’ nie będzie proste…

…ale przecież nie tak dawno pisałem, że wyobrażam sobie, żeby w projektach MS Teams stało się jedynym wykorzystywanym narzędziem. a zatem czekam na łzy grupy projektowej Exchange (;

gorący ziemniak

w sumie to mam więcej pozytywnych emocji o tej decyzji, bo mam wrażenie, że SfB, podobnie jak MIM, to takie gorące ziemniaki, które niby potrzebne, ale nikt ich nie chce i nie do końca wiadomo co z nimi zrobić, więc podrzuca się je do następnego w kolejce. sam produkt dostarcza bardzo fajną funkcjonalność, ale to za mało na samodzielność. więc są adoptowane tam, gdzie podąża w danym momencie trend – a teraz jest hype na Agile i Grupową Komunikację [znowu].

boję się tylko tego, że o ile MS Teams jest świetnym produktem do małych projektów i można go już semi-produkcyjnie używać, to jest masakrycznie niedojrzały. mam nadzieję, że transformacja potrwa wystarczająco długo i spokojnie, żeby zdążył stać się w pełni przemyślanym narzędziem, bo inaczej wyjdzie z tego olbrzymi ‚szwajcarski scyzoryk’ – niby super, z tysiącem gadżetów, ale kto chce nosić takie bydle w kieszeni?

eN.

eN.

Microsoft Teams – złe strony medalu

Problemy w MS Teams

ponieważ podzieliłem się ogólną oceną Teams, jak na członka Loży Szyderców przystało, czas podzielić się spostrzeżeniami, których raczej nie znajdzie się oficjalnych materiałach.

najciekawszy artyqł dotyczący słabości Teams znalazłem na Petri. poza opisywanymi komplikacjami związanymi z faktem, że nie do końca wiadomo gdzie tak na prawdę dane Teams, największym wynikającym z tego problemem jest fakt, że nie bardzo wiadomo jak tworzyć kopię zapasową danych, a zarazem bardzo łatwo je usunąć, nieomal przez przypadek.

usunięcie grupy o365

usunięcie jest stałe i nie ma tzw. ‚soft delete’ pozwalające na szybkie przywrócenie. jak może dojść do usunięcia całego projektu? otóż Teams oparte jest [m.in.] na mechanizmie Office 365 Groups. o365G są współdzielone z innymi aplikacjami – np. Planner. czyli jedna grupa jest podstawą dla wielu innych aplikacji. o obu tych rozwiązaniach – o365 Groups oraz Planner napiszę pewnie więcej w przyszłości ale teraz ciekawy, acz straszny scenariusz:

tworząc nowy zespół w Teams automatycznie tworzone jest wiele innych elementów: grupa o365, site SharePoint, plan w Planner i kilka innych elementów. Teams spina to w całość. plan można podpiąć w Teams jako zakładka albo wejść bezpośrednio przez aplikację Planner. no i załóżmy, że zrealizowaliśmy już zadanie w Plannerze i chcemy je usunąć wraz z taskami. robi się to klikając w trzykropek -> Edit Plan -> delete Plan… i tu zaczyna się ciekawie.

pomimo opisu ‚Delete Plan’ osoba, która się nie wczyta w treść ostrzeżenia dokona potwornej rzezi, usuwając grupę o365, a wraz z nią wszystko – Teams, doqmenty, portal SP i tak dalej… a ponieważ nie ma soft-delete ani kopii zapasowej… robi się bardzo smutno.

można powiedzieć, że o grupy o365 należy dbać jak o własne oko.

wiele planów

o ile z poziomu aplikacji Planner można założyć tylko jeden plan per grupa, o tyle z Teams można założyć kilka planówi – jako zakładki – czyli do jednej grupy będzie dowiązane wiele planów…. z tą drobną niedogodnością, że nie są one dostępne z poziomu Plannera. nie działają linki przekierowujące, a jeśli usunie się zakładkę, to pozostanie osierocony plan.

czyli – jeden zespół, jedno zadanie do zaplanowania…

synchronizacja grup

jakoś to jest dziwnie skonstruowane – jeśli założy się zespół, to grupa o365 widoczna jest natychmiast w panelu office365. ale jeśli założy się, lub zmodyfiqje grupę z poziomu panelu o365, to zmiana synchronizowana jest… do 24h [SIC!].

jest to ponoć w trakcie przeróbek i zachowanie powinno zmienić się w najbliższych miesiącach.

Skype

kolejnym problemem, a może w tym przypadku – ‚utrudnieniem’ – jest inkorporowanie usługi Skype for Business, nie korzystając ze standardowych bibliotek. to bardzo dziwny wynalazek, krytykowany również przez sam team odpowiedzialny za SfB w MS. wszystkie konwersacje prowadzone w ramach Teams nie są widoczne nigdzie w SfB ani zachowywane w mailbox, również Presence jest oddzielnym bytem. całe rozwiązanie działa rozłącznie z ‚lokalnym’ SfB i powoduje to sporo niejasności.

dostępność

Teams wymaga licencji. szczęśliwie dostępny jest w większości licencji, więc wewnętrznie dla firmy może to nie być problem, niemniej np. w projekcie w którym uczestniczę, ze względu na dużą ilość użytkowników, migracja następuje krokowo, a licencje przypisywane są użytkownikom w kolejnych falach migracji. w takim scenariuszu, duża część użytkowników nie jest w stanie współuczestniczyć w projekcie.

większym i powszechniejszym problem jest brak wsparcia dla kont z poza organizacji – ten feature jest zapowiedziany, z tego plotek wiem, że ma się pojawić w ciągu 2-3 miesięcy. zobaczymy.

inne problemy i niedogodności

to oczywiście tylko główne przykłady. według mnie ważnym problemem jest również brak możliwości tworzenia skrótów do pliqw w ramach Teams. powoduje to, że przesunięcie pliq zamiast być jedną z podstawowych operacji staje się krytyczną, i zostawia uszkodzone linki lub duplikaty.

innym problem jest brak możliwości linkowania doqmentów z OneDrive. to z kolei zaburza podstawową ideę pracy na pojedynczej instancji pliq. czyli jeśli zaczęliśmy pracę nad plikiem w OD, to trzeba go dodać do Teams i na wszelki wypadek skasować, żeby nie utrzymywać dwóch kopii.

ale i tak jest super

podobnych niedogodności zalazłem jeszcze kilka, właśnie w ramach obsługi pliqw i uprawnień. niemniej jeśli się wie co omijać – nie są to jakieś straszne problemy. biorąc pod uwagę szybkość rozwoju aplikacji o365 można spodziewać się, ze niniejszy wpis będzie stawał się nieaktualny i wkrótce będzie można o nim zapomnieć.

eN.

Microsoft Teams

razem

Microsoft Teams to najmłodsze dziecko Office365 – GA ledwie 4 miesiące temu. zgodnie z nazwą, jest to narzędzie ułatwiające pracę grupową. od lutego uczestniczę w projekcie wdrożenia Office365, w którym postanowiliśmy wykorzystać to narzędzie i sprawdzić co to jest w ogóle warte… i muszę przyznać, że Teams są REWELACYJNE.

jeszcze w lutym Kamil opowiadał o Teams ogólnie, na WGUiSW i trochę się podśmiewaliśmy, że kolejne niepotrzebne narzędzie – wystarczy już szmatławego Yammera, kulejącego SharePoint, przestarzałej poczty, i niedorobionego Skype for Business – po co kolejny tool, który nie daje w zasadzie nic nowego?

może stwierdzenie ‚nie potrafię sobie wyobrazić pracy bez MS Teams’ jest na tą chwilę przesadą, ale potrafię sobie wyobrazić projekty, gdzie staje się jedynym wykorzystywanym narzędziem komunikacji. ma olbrzymi potencjał i należy się z nim koniecznie zaznajomić. ma oczywiście wady – jak każda wczesna [i późna zresztą też (; ] wersja aplikacji, ale nie zamierzam się na początq sqpiać na złych stronach. zatem…

…czym MS Teams są, a czym nie są

w zasadzie, żeby zacząć od początq, powinienem opisać ‚Office365 groups’… ale nie skleja mi się to, zacznę zatem w typowy dla mnie sposób – gdzieś od środka.

jedną z największych bolączek we wszystkich projektach/firmach jest Poczta Elektroniczna aka e-Mail, wykorzystywana do wszystkiego. gdyby nie limity na wielkości załączniqw, to programy do obróbki video musiałyby obsługiwać serwery poczty jako storage. efekt jest taki, że każdy plik, nad którym się pracuje, kopiowany jest do wielu osób. te wprowadzają poprawki, odsyłają, tworząc kolejne wersje i kopie pliqw. wyszukiwanie aktualnej wersji, komentarzy do treści czy zmian, to masakra.

rozwiązaniem na te bolączki, już dawno temu, miał stać się SharePoint. miał to być prosty, intuicyjny CMS z bibliotekami pozwalający na współdzielenie różnego typu obiektów [pliki, kalendarze, kontakty, wiki etc] i co ważne – automatycznym wersjonowaniem. opis niemal ‚jak ulał’ pasuje do MS Teams… jaka jest zatem różnica? SharePoint owszem, daje wszystkie te możliwości techniczne, ale z pominięciem pierwszej części – ‚prosty i intuicyjny’. samo korzystanie z SP jest co najmniej nieprzyjemne, no i ten cholerny klient do synchronizacji bibliotek… niby jest NGSC a do dnia dzisiejszego sprawia problemy i nie wspiera bibliotek z ewidencjonowaniem. ile to już lat? 16! [SIC!] Microsoft strzelił sobie w kolano, nie potrafiąc przez tyle lat zrobić prostego narzędzia ułatwiającego korzystanie z bibliotek SP.

…aż pojawiły się MS Teams. to jest prosty, intuicyjny front-end, łączący w jednym miejscu wiele aplikacji Office 365 [i nie tylko] – SharePoint, o365 groups, Planner, SfB, Office WebApps i więcej. efektem jest przestrzeń do pracy grupowej, funkcjonująca w intuicyjny, ‚naturalny’ sposób. pojawiło się już tyle wideo prezentujących Teams, że nie jestem pewien czy jest sens pisać kolejną ‚instrukcję obsługi’ ale kilka słów od siebie dodam.

  • kolejne dwa problemy przy projektach – rzadko kiedy wszyscy wiedzą kto zajmuje się czym – zawsze są dziury, choćby z tego powodu, że pojawia się nowe, nietypowe zadanie i ‚kto to ma zrobić’. efektów jest wiele – od problemów ze znalezieniem właściciela akcji, po masy spamu projektowego, gdzie maile wysyła się do kilqnastu czy nawet kilqdziesięciu osób, tak na wszelki wypadek żeby dotarło. czasem okazuje się, że w nagłówq i tak zabrakło tej kluczowej postaci, a pozostali są wqrzeni, że dzień-w-dzień przychodzi masa informacji, która ich nie dotyczy. prosty mechanizm kanałów tematycznych, które może założyć każdy z członków, pozwala na wprowadzenie porządq. jednocześnie informacja pozostaje dostępna dla wszystkich, dzięki czemu może być łatwiej dostrzeżona, przekierowana i obsłużona

  • podczas dysqji pojawia się potrzeba dodania pliq [lub odwrotnie – pojawia się plik wymagający dysqsji] – wystarczy go dodać… i zacząć razem pracować. w trakcie edycji pliq [korzystając wersji Office Web], cały czas widać kontekstowy dialog. niby drobiazg – ale w końcu nie muszę przegrzebywać się przez stosy wątqw dotyczących tego samego pliq, w różnych wersjach! w jednym miejscu mam plik, oraz całą dysqsję, która go dotyczy.

  • w ramach kanału są różne potrzeby – planowanie/logistyka, materiały video, Knowlege Base… – i wszystkie te materiały można po prostu podczepić jako kolejna zakładka dla kanału. kolejne ‚niby nic’ – ale dzięki temu nie muszę trzymać oddzielnie bookmarków do różnych materiałów, w różnych aplikacjach. w prosty sposób możemy udostępniać je wszystkim, i do tego kontekstowo – co nie jest bez znaczenia. przykład z życia – w ramach jednego z wątqw projektowych, który mnie nie dotyczy, utworzony jest mały site SP, na którym coś tam sobie wymieniają z zewnętrznymi vendorami. generalnie mnie to nie interesuje, ale musiałem coś szybko zweryfikować. wyszukanie ‚jakiegoś’ URLa w mailach sprzed kilq miesięcy, wysłanych przez ‚jakąś’ osobę, to mówiąc delikatnie ‚strata czasu’. kończyło się zazwyczaj kolejnym mailem z pytaniem ‚czy ktoś widział, czy ktoś zna’. teraz po prostu wchodzę na kanał danej grupy, a strona jest podczepiona jako zakładka. poniżej przykład, gdzie na kanale ogólnym wisi mała aplikacja zrobiona na SP do zgłaszania i obsługi problemów w ramach projektu

  • proste mechanizmy, dzięki którym projekt nie jest tysiącem puzzli, porozrzucanych po rożnych aplikacjach, a każdy z członków widzi inne elementy układanki. w końcu jest zorganizowany w ramach jednej przestrzeni [workspace], i każda nowa osoba dołączająca do projektu w naturalny sposób ma dostęp do całości, w zorganizowany sposób, zamiast musieć odtwarzać całość.

podsumowując

dawno nie byłem tak hmmm… podekscytowany żadnym gadżetem czy apką [Polacy raczej się nie ‚get excited about’, ale o dziwo tym razem, to słowo pasuje]. a zatem to pierwszy i na pewno nie ostatni wpis w tym temacie. aplikacja ma potencjał, ale bez wiedzy o jej wadach i problemach można zrobić srogą krzywdę całemu projektowi, niemal przez przypadek.

na koniec jeszcze jedna drobna dygresja dotycząca oczywistej oczywistości – że choćby nie wiem jakie narzędzia i jak intuicyjne dostarczyć, trzeba chęci nauczenia się pracy nimi/z nimi. niejednokrotnie zdarzyło mi się pracować w projekcie, gdzie SP był podstawą pracy grupowej, współdzielenia doqmentów, w projekcie oczywiście wykwalifikowani i wielokrotnie certyfikowani inżynierowie… a tam w bibliotece pliki typu:

  • Projekt XYZ_v1.o.docx
  • Projekt XYZ_v1.2.docx
  • Projekt XYZ_v2.o.docx

…przyzwyczajenia prawdziwą naturą człowieka…

eN.